Plan för rapportering i EU-projekt

Bakgrund:

De som driver EU-projekt hade ett behov att hålla koll på när man skulle in i systemet för att rapportera hur projektet går och registrera upparbetade kostnader. Det enda sättet var att antingen bli påmind av handläggaren på Tillväxtverket eller att titta i beslutsbrevet som skickades ut vid beslut om stöd (dvs när projektet fick godkänt – vilket kunde vara föera månader, eller år tillbaka i tiden).

Handläggarna la också mycket onödig tid på att behöva påminna projekten och att behöva använda sig av en sidoordnad Excelfil för att se datum för samtliga projekt.

I tillägg till behovsbilden fanns också EU-kravet enligt den fondgemensamma EU-förordningen;
”Systemgenererade meddelanden till stödmottagarna när vissa åtgärder kan utföras”.

• Intervjuer,
• Konceptskisser
• Prototyp och användningstester
• Workshops med olika intressenter för att enas kring behov och lösningar i handläggningssystemet (med olika fondförvaltare som Tillväxtverket, Interreg, Polisen, Migrationsverket) inklusive utdata som skickar vidare data till Europakommissionen.
• Iteration, iteration, iteration 🙂

Resultat:

• Strukturerade datumfält för att skicka ut automatiserade påminnelser på mail med logik (t ex att det inte ska gå ut mail på helgdagar etc)
• Händelselogg i ”Mina Sidor”